Dobili ste zadatak da organizujete neki događaj? Nemate iskustvo u ovoj oblasti? Delegirana vam je obaveza, a ni sami niste sigurni kako ćete to izvesti?
Opustite se, tu smo da vam pomognemo.
Organizacija događaja je lep i kreativan posao, a da bi se uspešno organizovao potrebne su određene veštine i znanja ali i trikovi koje ćemo sa vama podeliti.
Kao deo tima Delta Auto grupe, koja je organizator nekoliko velikih promotivnih događaja godišnje, koje poseti najmanje 300 gostiju po događaju, razgovarali smo sa našom koleginicom Marijom Lekić.
Kod organizacije događaja važna je svrha, odnosno, cilj događaja koji organizujete. Kolege iz Delta Auto grupe jednom godišnje za stalne i potencijalne kupce organizuju jednodnevni „Closed room event“, odnosno kratke prezentacije novih modela automobila. Ovakvi i slični događaji imaju za cilj, ne samo da promovišu ponudu i brend, već i da osvoje potencijalne, a zadrže dugogodišnje klijente, dobrim nastupom i odličnom komunikacijom.
Proces planiranja, organizacije i realizacije jednog događaja je veoma zahtevan i složen. U praksi se pokazalo da je neophodno odgovoriti na tzv. „5 Why“ I 1 „How“ pitanje: Who?, What?, When?, Where?, Why? and How (much)?. Pažljiva organizacija i pronalazak adekvatnih odgovora na ova pitanja, preduslov su za dobar početak organizovanja događaja.
- Šta je tajna uspešnih događaja?
Postoji mnogo aspekata koji utiču na uspešnost događaja: sadržaj, organizacija, izbor odgovarajućeg prostora, način pozivanja gostiju, prezentacija sadržaja itd.
U automobilskoj industrija, koja se jako brzo razvija i u kojoj se automobilski brendovi međusobno utrkuju na globalnom nivou, važno je da se klijentima uvek ponudi nešto novo i da im se predstavi na način koji ih neće ostaviti ravnodušnim.
Izuzetno se trudimo da za svaki proizvod što je moguće preciznije odredimo ciljnu grupu i, poznavajući njihove afinitete, možemo da im približimo model tako da požele da budu deo brenda koji zastupamo.
Posebno smo aktivni na društvenim mrežama koje su sve značajnije i uticajnije, tako da smo samo u ovoj godini imali 31 kampanju.
- Šta je najvažnije u saradnji između kompanije i agencije?
Od ključnog značaja za saradnju je da agencija u potpunosti razume brend koji kompanija zastupa. Jedino tako je moguće ostvariti nivo saradnje koji garantuje uspešnost zajednički organizovanih događaja.
- Da li ideje poteknu iz kompanije, pa ih agencija razvija ili iz agencije, pa ih kompanija modifikuje?
Uglavnom ideje poteknu iz kompanije, pa ih agencija dalje razvija na osnovu detaljnog briefa i daje predloge kako ih najuspešnije realizovati u skladu sa budžetom.
- Koji događaj je najzahtevniji?
Ubedljivo najzahtevniji događaj predstavlja Internacionalni Sajam automobila i motocikala koji se održava svake druge godine u Beogradu. Za sajam koji traje 11 dana, mi se ozbiljno pripremamo 6 meseci unapred. U okviru ovog događaja organizujemo i niz dodatnih aktivacija.
Takodje su zahtevni „driving“ događaji koji podrazumevaju veći broj automobila, ponekad na više različitih lokacija. Tada je potrebno sinhronizovati minimum 200 klijenata, tako da svi prisustvuju prezentaciji i testiraju sve modele.
- Kako merite uspeh nekog događaja?
U zavisnosti od toga da li je događaj bio prodajnog ili promotivnog karaktera, uspeh merimo brojem izdatih ponuda, realizovanih prodaja ali i brojem gostiju i objavljenih PR saopštenja.
Takodje nam je jako važan i feedback gostiju, koji procenjujemo na osnovu ankete koju popunjavaju posle događaja. Ta analiza znači nam za dalji rad i usmerava nas ka cilju da budemo najbolji.
Tekst preuzet sa bloga Delta Holdinga: http://blog.deltaholding.rs/saveti-i-trikovi-za-uspesnu-organizaciju-dogadaja/